Dazwischen liegen sieben Schritte, die alle bei uns stattfinden, in einem Haus, mit denselben Personen. Auf dieser Seite steht, was jeder davon bedeutet und was Sie schriftlich davon bekommen.
Die Rückgabe erfolgt innerhalb von 14 Werktagen ab Abholung. Große Bestände arbeiten wir in Chargen ab, in der Reihenfolge, die Sie vorgeben.
Am Telefon oder bei Ihnen. Wir klären Menge, Art der Unterlagen, Registerstruktur, gewünschte Dateibenennung und den Termin. Wenn Sie ein Berufsgeheimnis zu wahren haben, klären wir hier auch die Verpflichtung und den Auftragsverarbeitungsvertrag.
Wir kommen zu Ihnen. Jede Einheit wird einzeln erfasst: Beschriftung des Rückens, Typ, Füllhöhe und Zahl der Register. Das Bestandsverzeichnis unterschreiben wir beide, Sie behalten eine Ausfertigung.
Transport in verschlossenen Behältern, direkt in die Ludgeristraße. Ohne Zwischenstation, ohne Paketdienst, ohne Spedition.
Entklammern, Entheften, Entfernen von Folien und Klarsichthüllen, Glätten geknickter und geklebter Seiten. Der aufwendigste Schritt im gesamten Vorgang und der, an dem die Qualität des Ergebnisses hängt.
Die Reihenfolge der Seiten bleibt dabei unverändert, ebenso die Zuordnung zu den Registern.
300 dpi in Farbe, beidseitig, als PDF/A mit Volltexterkennung. Formate bis DIN A3 ohne Aufpreis. Brüchiges oder gebundenes Material, das nicht durch den Einzug darf, scannen wir flach.
Der Scanner protokolliert die Blattzahl je Einheit. Dieses Protokoll ist später die Grundlage der Abrechnung und liegt der Rechnung bei.
Jede Einheit ergibt eine zusammenhängende PDF-Datei mit durchsuchbarer Textebene. Benannt wird nach der Beschriftung des Ordnerrückens oder nach einem Schema, das Sie im Vorgespräch vorgeben.
Wir kürzen dabei nicht auf eine feste Zeichenzahl. Wenn auf dem Rücken Mandant, Jahrgang und Sachgebiet stehen, stehen sie auch im Dateinamen.
Jede erzeugte PDF-Datei wird geöffnet und geprüft: Blattzahlprotokoll gegen Erwartung, Fehleinzugsanzeigen, Lesbarkeit und Reihenfolge.
Leerseiten werden ausschließlich nach Sichtprüfung entfernt. Es gibt bei uns keine automatische Löschung nach Dateigröße, weil ein blasser Vermerk oder ein Stempel auf sonst leerem Papier davon betroffen wäre.
Die Seiten werden in ursprünglicher Reihenfolge hinter den vorhandenen Registern wieder in den Ordner eingeheftet. Entfernte Heftklammern und Büroklammern werden nicht wieder angebracht.
Wir bringen die Ordner zurück und gleichen sie gegen das Bestandsprotokoll ab. Die Daten übergeben wir gleichzeitig.
Jede Einheit ergibt eine zusammenhängende PDF-Datei mit durchsuchbarer Textebene. Ein Ordner, eine Datei. Das ist der Standard in dieser Branche, und wir liefern ihn, weil er sich zuverlässig und vorhersehbar erzeugen lässt.
Sagen wir dazu auch, was er nicht kann. Sie suchen anschließend in einem Dokument mit mehreren hundert Seiten. Der Name Müller kommt vierzigmal vor, verteilt auf mehrere Vorgänge. Sie finden Treffer, aber Sie öffnen nicht unmittelbar das Dokument, das Sie brauchen.
Für ein Archiv, das Sie aufbewahren müssen und selten öffnen, ist das genau richtig. Für Bestände, in denen Sie täglich recherchieren, ist es der erste Schritt und nicht der letzte.
Vollständig durchsuchbar, PDF/A, benannt nach Ihrer Vorgabe. Ohne Kürzung des Dateinamens auf eine feste Zeichenzahl.
Der Standard, den wir zuverlässig zusagen können.
Trennung nach Register, Vorgang, Mandant oder Rechnung. Dafür muss der Inhalt gelesen werden, und wie gut das geht, hängt vollständig von Ihrem Material ab.
Nur nach Sichtung Ihrer Unterlagen, gesondert kalkuliert.
Wir sagen eine feinere Gliederung nicht ins Blaue zu. Ob sie sinnvoll und sauber machbar ist, sehen wir am ersten Ordner. Danach können Sie entscheiden, ob es sich für Ihren Bestand lohnt.
Das ist der Einwand, an dem Digitalisierungsprojekte scheitern: Was passiert, wenn wir eine Akte brauchen, während sie weg ist. Bei einem Scanzentrum mehrere hundert Kilometer entfernt ist die Antwort ein Formular und einige Tage.
Bei uns rufen Sie an. Wir haben Ihre Unterlagen zwei Straßen weiter, arbeiten in Chargen und lassen den Rest unangetastet. Sie bekommen das Original am selben Tag zurück, persönlich übergeben.
Kanzleien, Notariate, Steuerberatungen und medizinische Einrichtungen dürfen externe Dienstleister nur unter bestimmten Voraussetzungen einbeziehen. Wir kennen das Verfahren und liefern die Unterlagen, die Sie dafür benötigen, vor der ersten Abholung.
Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit wird Bestandteil des Dienstleistungsvertrags, entsprechend § 43e BRAO, § 26a BNotO und § 62a StBerG. Alle bei uns eingesetzten Personen werden in Textform verpflichtet und über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung nach § 203 StGB belehrt.
Sie erfahren vor Auftragsbeginn, welche Personen mit Ihren Unterlagen arbeiten. Der Kreis ist klein und ändert sich nicht mitten im Auftrag.
Im Transport-, Scan- und Erfassungsprozess setzen wir keine Unterauftragnehmer ein. Es gibt niemanden, den Sie zusätzlich prüfen müssten.
Ihre Datenschutzbeauftragte kann sich nach Terminvereinbarung vor Ort ansehen, wo Ihre Akten liegen und wie sie verarbeitet werden.
Damit Sie nicht danach fragen müssen und wir Ihnen nicht ausweichen müssen.
Ein Testordner je Unternehmen, bis 450 Blatt, im Stadtgebiet Münster, nach Terminvereinbarung. Vor der Abholung schließen wir den erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag.