Personalakten sind die Unterlagen, die am wenigsten in einen versiegelten Karton nach Norddeutschland gehören. Wir holen sie persönlich ab, digitalisieren sie in der Ludgeristraße und bringen die Originale einsortiert zurück. Ohne Versandweg, ohne Unterauftragnehmer.
Eine Personalakte ist kein Rechnungsordner. In ihr liegen Bewerbungsunterlagen, Verträge und Zeugnisse, aber eben auch Krankmeldungen, Unterlagen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement, Angaben zur Schwerbehinderung, Abmahnungen und Pfändungen.
Damit enthält sie regelmäßig Gesundheitsdaten und weitere besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO, verarbeitet im Beschäftigungskontext nach § 26 BDSG. Wer diesen Bestand aus dem Haus gibt, trifft eine Entscheidung, die er gegenüber der Belegschaft, dem Betriebsrat und der Aufsichtsbehörde begründen können muss.
Genau deshalb ist die Frage, wo verarbeitet wird und durch wen, hier keine Nebenfrage. Sie ist die Entscheidung.
Beschäftigte haben nach § 83 BetrVG das Recht, in ihre Personalakte Einsicht zu nehmen. Dieses Recht besteht auch dann, wenn Sie den Bestand gerade digitalisieren lassen.
Liegt der Bestand in einem entfernten Scanzentrum, kann eine kurzfristige Einsicht während der Bearbeitung organisatorisch schwieriger werden. Das ist eine Frage, die Sie vor der Beauftragung klären sollten.
Wir arbeiten in Chargen und lassen den Rest unangetastet. Geht Ihre Anforderung bis 12 Uhr ein, bekommen Sie die betreffende Akte am selben Werktag persönlich zurück.
Vor der ersten Abholung, einschließlich der technischen und organisatorischen Maßnahmen. Ohne Unterauftragnehmer im Transport, im Scan- und im Erfassungsprozess.
Alle eingesetzten Personen werden zur Vertraulichkeit verpflichtet. Soweit § 203 StGB einschlägig ist, etwa bei betriebsärztlichen Unterlagen, erfolgt zusätzlich die erforderliche Belehrung über die strafrechtlichen Folgen. Sie erfahren vorab, wer mit Ihren Akten arbeitet.
Jede Einheit wird bei der Abholung einzeln erfasst und beidseitig gezeichnet. Bei der Rückgabe wird gegen dasselbe Verzeichnis abgeglichen.
Wir halten die Digitalisate 30 Tage nach Übergabe vor, löschen sie danach und bestätigen die Löschung in Textform. Auf Wunsch früher.
Prüfen Sie vor der Beauftragung, ob in Ihrem Haus eine Betriebsvereinbarung zur Personalakte besteht und ob der Betriebsrat zu beteiligen ist. Wir liefern Ihnen die Unterlagen, die Sie für diese Abstimmung brauchen, gerne vorab.
Personalakten liegen häufig als Hefter oder Aktendeckel vor und fallen dann unter den Satz für Akten.
49 €
bis 450 Blatt
39 €
bis 250 Blatt
29 €
bis 200 Blatt
Jedes weitere Blatt 0,09 €. Vorder- und Rückseite zählen als ein Blatt. Die Blattzahl wird vom Scanner protokolliert und liegt der Rechnung bei. Abholung und Rücklieferung in Münster kostenfrei ab 450 € Auftragswert. Alle Preise zzgl. MwSt., Angebot ausschließlich für Unternehmer i.S.d. § 14 BGB.
Ja, sofern ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht und die eingesetzten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Da Personalakten regelmäßig Gesundheitsdaten und weitere besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO enthalten, sind die technischen und organisatorischen Maßnahmen entsprechend zu dokumentieren. Prüfen Sie außerdem, ob eine bestehende Betriebsvereinbarung oder ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats betroffen ist.
Nach § 83 BetrVG haben Beschäftigte das Recht, in ihre Personalakte Einsicht zu nehmen. Liegt der Bestand in einem entfernten Scanzentrum, ist das während der Bearbeitungszeit praktisch schwer zu erfüllen. Wir arbeiten in Chargen in Münster und geben eine einzelne Akte auf Anforderung am selben Werktag persönlich zurück.
Abgerechnet wird je Einheit und nach protokollierter Blattzahl: 49 Euro je breitem Aktenordner bis 450 Blatt, 39 Euro je schmalem Ordner bis 250 Blatt, 29 Euro je Akte oder Hefter bis 200 Blatt, jedes weitere Blatt 0,09 Euro. Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer. Personalakten liegen häufig als Hefter oder Aktendeckel vor und fallen dann unter den Satz für Akten.
Nein. Wir liefern durchsuchbare PDF/A-Dateien, eine Datei je Einheit, benannt nach Ihrer Vorgabe. Diese lassen sich in gängige Personalmanagement- und Dokumentenmanagementsysteme importieren. Das System selbst stellen wir nicht bereit.
Eine Testeinheit je Unternehmen, kostenfrei, im Stadtgebiet Münster, nach Terminvereinbarung. Vor der Abholung schließen wir den Auftragsverarbeitungsvertrag.