Patientenakten digitalisieren, ohne Versandweg.
Wir holen Ihr Praxisarchiv persönlich in verschlossenen Behältern ab, verarbeiten es ausschließlich in der Ludgeristraße und bringen die Originale einsortiert zurück. Kein Paketdienst, kein externes Scanzentrum, keine Unterauftragnehmer im Transport-, Scan- oder Erfassungsprozess.
Gesundheitsdaten sind eine eigene Kategorie.
Ein Praxisarchiv ist nicht einfach ein großer Aktenbestand. Es enthält durchgehend besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, und es unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht nach § 203 StGB.
Daraus folgt nicht, dass Sie es nicht auslagern dürfen. Es folgt, dass die Beteiligten benannt, verpflichtet und dokumentiert sein müssen. Je länger die Kette aus Transportunternehmen, Scanzentrum und Erfassungsdienstleister ist, desto aufwendiger wird diese Prüfung für Sie.
Bei uns besteht die Kette aus einer Adresse. Ihre Datenschutzbeauftragte kann zu Fuß vorbeikommen und sich ansehen, wo die Akten liegen und wie sie verarbeitet werden.
Die Frist bestimmt die Menge, nicht der Jahrgang.
Praxisarchive sind fast immer größer als geschätzt. Der Grund ist der Fristbeginn: Die Aufbewahrungsfrist läuft ab Abschluss der Behandlung, nicht ab dem Datum des einzelnen Dokuments. Bei langjährigen Behandlungsverhältnissen wird deshalb auch sehr alte Dokumentation noch benötigt.
Hinzu kommt, dass sich ein Papierbestand nach diesem Kriterium nicht ordnen lässt, ohne jede Akte zu öffnen. Genau deshalb werden Praxisarchive selten kleiner, sondern nur voller.
Welche Frist für welche Unterlagenart gilt, wo die Zehnjahresfrist nicht ausreicht und warum der Fristablauf kein Vernichtungsdatum ist, haben wir gesondert zusammengestellt: Aufbewahrungsfristen für Patientenakten.
Das Einsichtsrecht endet nicht, weil die Akte unterwegs ist.
Nach § 630g BGB können Patientinnen und Patienten Einsicht in ihre Akte verlangen, und zwar unverzüglich. Liegt der Bestand in einem Scanzentrum mehrere hundert Kilometer entfernt, wird das organisatorisch schwierig.
Wir arbeiten in Chargen nach Ihrer Priorität und lassen den übrigen Bestand unangetastet in Ihren Räumen. Benötigen Sie eine einzelne Akte, sagen Sie Bescheid. Geht die Anforderung bis 12 Uhr ein, bringen wir sie am selben Werktag persönlich zurück. Kein Formular, kein Kurier, keine Wartezeit.
Dasselbe gilt für den laufenden Betrieb: Wenn eine Patientin unerwartet wieder in Behandlung kommt, brauchen Sie ihre Akte kurzfristig und nicht nächste Woche. Auch dafür gilt: Anforderung bis 12 Uhr, Rückgabe am selben Werktag.
Was wir Ihnen schriftlich geben.
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Vor der ersten Abholung, mit Benennung der technischen und organisatorischen Maßnahmen. Keine Unterauftragnehmer, keine Übermittlung in Drittländer.
Verpflichtung nach § 203 StGB
Alle eingesetzten Personen werden in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet und über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung belehrt.
Übergabeprotokoll je Charge
Jede Einheit wird einzeln aufgenommen und von beiden Seiten gezeichnet, bei der Übernahme und bei der Rückgabe. Die Blattzahl ergänzt das Geräteprotokoll.
Löschung mit Nachweis
Die Digitalisate löschen wir dreißig Tage nach Übergabe, auf Wunsch früher, und bestätigen das schriftlich.
Der Altbestand bleibt Ihrer.
Bei einer Praxisabgabe bleibt die Aufbewahrungspflicht bei der abgebenden Ärztin oder dem abgebenden Arzt. Der Nachfolger darf nicht ohne Weiteres in die alte Dokumentation einsehen, weil dafür eine Einwilligung der Patienten erforderlich ist. Deshalb wird der Altbestand getrennt gehalten, das sogenannte Zwei-Schrank-Modell.
Praktisch heißt das: Wer die Praxis abgibt, gibt meist auch die Räume ab und muss trotzdem über Jahre einen Bestand vorhalten, auf den gelegentlich zugegriffen werden muss. Ein digitalisierter, getrennt gehaltener Altbestand löst dieses Problem, ohne die Trennung aufzuheben.
Dateien, kein System.
- Eine Datei je Einheit
- Durchsuchbares PDF/A, 300 dpi Farbe, duplex, benannt nach Ihrer Vorgabe und ohne Kürzung auf eine feste Zeichenzahl.
- Import ins PVS
- Die Dateien lassen sich in gängige Praxisverwaltungssysteme als Dokument zum Patienten einhängen. Eine strukturierte Übernahme in Datenfelder nehmen wir nicht vor.
- Kontrolle jeder Datei
- Jede erzeugte Datei wird geöffnet und geprüft: Blattzahl, Fehleinzugsanzeigen, Lesbarkeit, Reihenfolge. Leerseiten entfernen wir nur nach Sichtprüfung, nie automatisch.
- Kein ersetzendes Scannen
- Wir arbeiten nicht nach BSI TR-RESISCAN und vernichten keine Unterlagen. Die Originale kommen einsortiert zurück, die Entscheidung über die weitere Aufbewahrung bleibt bei Ihnen.
Abgerechnet wird nach Einheit und Blattzahl.
Ordner breit
8 cm Rücken
bis 450 Blatt
Ordner schmal
5 cm Rücken
bis 250 Blatt
Akte oder Hefter
Aktendeckel, Mappe
bis 200 Blatt
Jedes weitere Blatt 0,09 €. Vorder- und Rückseite zählen als ein Blatt. Die Blattzahl wird vom Scanner protokolliert und liegt der Rechnung bei. Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer. Patientenakten liegen häufig als Hefter oder Aktendeckel vor und fallen dann unter den Satz für Akten.
Was Praxen vorher klären.
Darf eine Praxis Patientenakten von einem externen Dienstleister digitalisieren lassen?
Ja, unter zwei Voraussetzungen. Erstens ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zu schließen, da Gesundheitsdaten besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind. Zweitens sind alle eingesetzten Personen in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten und über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung nach § 203 StGB zu belehren. Beides erledigen wir vor der ersten Abholung.
Was passiert, wenn ein Patient während der Digitalisierung Einsicht in seine Akte verlangt?
Das Einsichtsrecht nach § 630g BGB besteht unabhängig davon, wo die Akte gerade liegt. Wir arbeiten in Chargen und lassen den übrigen Bestand unangetastet. Geht Ihre Anforderung bis 12 Uhr ein, geben wir die betreffende Akte am selben Werktag persönlich zurück. Bei einem entfernten Scanzentrum dauert eine solche Zwischenabfrage in der Regel mehrere Tage.
Was kostet die Digitalisierung von Patientenakten?
Abgerechnet wird je Einheit und nach protokollierter Blattzahl: 49 Euro je breitem Aktenordner bis 450 Blatt, 39 Euro je schmalem Ordner bis 250 Blatt, 29 Euro je Akte oder Hefter bis 200 Blatt, jedes weitere Blatt 0,09 Euro. Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer. Patientenakten liegen häufig als Hefter oder Aktendeckel vor und fallen dann unter den Satz für Akten.
Bekomme ich eine digitale Patientenakte für mein Praxisverwaltungssystem?
Wir liefern durchsuchbare PDF/A-Dateien, eine Datei je Einheit, benannt nach Ihrer Vorgabe. Diese lassen sich in gängige Praxisverwaltungssysteme als Dokument zum Patienten importieren. Das System selbst stellen wir nicht bereit und wir nehmen keine strukturierte Übernahme in Datenfelder vor.
Können wir die Papierakten nach der Digitalisierung vernichten?
Nicht auf Grundlage unserer Leistung. Wir bieten kein ersetzendes Scannen nach BSI TR-RESISCAN an und vernichten keine Unterlagen. Sie erhalten die Originale vollständig und einsortiert zurück. Über die weitere Aufbewahrung entscheiden Sie selbst, maßgeblich sind die für die jeweilige Unterlagenart geltenden Aufbewahrungsfristen.
Fangen Sie mit einer Akte an.
Ein Testordner je Praxis, bis 450 Blatt, im Stadtgebiet Münster, nach Terminvereinbarung. Vor der Abholung schließen wir den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Verpflichtung in Textform.