Betriebsprüfung: was das Finanzamt verlangen darf
Die Prüfungsanordnung kommt mit Frist, der Prüfer kommt mit einer Liste. Diese Seite erklärt, worauf sich die Mitwirkungspflicht erstreckt, welche drei Formen des Datenzugriffs zulässig sind, wann eine bildliche Wiedergabe genügt und woran es in der Praxis scheitert.
Die Außenprüfung wird nach § 196 AO angeordnet. Ab Zugang der Prüfungsanordnung gilt Ihre Mitwirkungspflicht nach § 200 AO: Aufzeichnungen, Bücher und Geschäftspapiere vorlegen, Auskünfte erteilen, Erläuterungen geben.
Für elektronisch geführte Unterlagen kommt das Datenzugriffsrecht nach § 147 Abs. 6 AO hinzu, in drei Formen, über die der Prüfer entscheidet und nicht Sie.
Der Umfang ist begrenzt. Verlangt werden darf, was aufbewahrungspflichtig und für die Prüfung von Bedeutung ist. Das ist eine Grenze, aber in der Praxis selten die, an der es scheitert. Es scheitert am Auffinden.
Die drei Formen des Datenzugriffs
§ 147 Abs. 6 AO kennt drei Zugriffsarten. Der Prüfer wählt und darf kombinieren.
| Form | Was geschieht | Wer arbeitet |
|---|---|---|
| Z1 | Unmittelbarer Zugriff. Der Prüfer arbeitet selbst und ausschließlich lesend in Ihrem System. | Finanzamt |
| Z2 | Mittelbarer Zugriff. Sie werten nach seinen Vorgaben aus und legen das Ergebnis vor. | Sie oder Ihre Steuerberatung |
| Z3 | Datenträgerüberlassung. Die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten werden dem Finanzamt in einem maschinell auswertbaren Format nach den Vorgaben der Finanzbehörde übergeben. | Sie liefern, Finanzamt wertet aus |
Das Datenzugriffsrecht betrifft elektronisch geführte aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen. Papierunterlagen sind davon nicht erfasst, sie werden nach § 200 AO vorgelegt. Wer sein Archiv digitalisiert, erweitert damit nicht automatisch den Zugriffsanspruch auf Bereiche, die vorher nicht darunterfielen. Maßgeblich bleibt, ob eine Unterlage aufbewahrungspflichtig und für die Prüfung von Bedeutung ist.
Was aufzubewahren ist und wie lange
§ 147 Abs. 3 AO unterscheidet drei Zeiträume. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat den mittleren davon verkürzt.
| Unterlagenart | Frist | Fristbeginn |
|---|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen | 10 Jahre | Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung beziehungsweise der Aufstellung |
| Buchungsbelege, darunter Rechnungen | 8 Jahre | Schluss des Kalenderjahres der Entstehung |
| Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen mit Bedeutung für die Besteuerung | 6 Jahre | Schluss des Kalenderjahres des Empfangs oder Versands |
Die Fristen laufen nicht ab, solange die Unterlagen für eine begonnene Außenprüfung, ein anhängiges Rechtsbehelfsverfahren oder eine noch nicht abgelaufene Festsetzungsfrist von Bedeutung sind. Eine laufende Prüfung hält den Bestand also fest, auch wenn die Regelfrist rechnerisch erreicht wäre.
Papier oder Bild
Nach § 147 Abs. 2 AO dürfen die meisten aufbewahrungspflichtigen Unterlagen als bildliche Wiedergabe aufbewahrt werden, sofern dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und die Wiedergabe während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar ist.
Ausgenommen sind insbesondere Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen. Diese sind im Original zu behalten.
Wer sich auf die bildliche Wiedergabe stützt und das Papier vernichtet, braucht eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie gescannt, geprüft, indiziert und abgelegt wird und wer dabei was verantwortet. Ohne diese Dokumentation fehlt der Nachweis, dass die Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt.
Wir bieten kein ersetzendes Scannen an und vernichten keine Unterlagen. Sie erhalten die Originale vollständig und einsortiert zurück. Die Entscheidung, ob und wann Sie Papier abbauen, bleibt bei Ihnen und Ihrer Steuerberatung.
GoBD bei der Betriebsprüfung: Anforderungen an digitalisierte Unterlagen
Die GoBD konkretisieren die Anforderungen der Finanzverwaltung an elektronisch geführte und aufbewahrte Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen. § 147 Abs. 2 AO erlaubt bei vielen Papierunterlagen die Aufbewahrung als digitale Wiedergabe, sofern unter anderem Übereinstimmung, Verfügbarkeit, Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet bleiben. Das Einscannen allein macht eine Ablage jedoch noch nicht GoBD-konform: Auch der dokumentierte Prozess, die unveränderbare Aufbewahrung und die Nachprüfbarkeit des gesamten Verfahrens müssen stimmen.
Die Verantwortung für die Einhaltung bleibt beim Steuerpflichtigen, auch wenn einzelne Schritte ausgelagert werden. Wir liefern durchsuchbare Dateien und geben die Originale zurück. Ob und wie Sie darauf eine GoBD-konforme Ablage aufsetzen, ist eine Frage Ihres Verfahrens und Ihrer Verfahrensdokumentation, nicht des Scanvorgangs.
Was Verzögerung auslöst
Eine Prüfung, die auf Unterlagen wartet, endet nicht früher, sie dauert länger. Das bindet Ihre Buchhaltung über Wochen und hält nach § 171 Abs. 4 AO zugleich den Ablauf der Festsetzungsfrist auf, solange die Prüfung läuft.
Die schwerere Folge betrifft nicht die Geschwindigkeit, sondern die Prüfbarkeit. Lassen sich die Aufzeichnungen nicht nachvollziehen oder fehlen Belege, können die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO geschätzt werden. Eine Schätzung fällt selten zu Ihren Gunsten aus, und sie zu entkräften ist aufwendiger, als die Unterlagen rechtzeitig vorzulegen.
Der Finanzverwaltung stehen zudem Instrumente zur Verfügung, um die Mitwirkung durchzusetzen. Welche davon im Einzelfall in Betracht kommen und welche Fristen dabei gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Praktisch läuft es damit auf eine schlichte Größe hinaus: wie lange Sie brauchen, um einen einzelnen angeforderten Beleg auf den Tisch zu legen.
Woran es in der Praxis scheitert
Der Prüfer fragt nach Belegen, nicht nach Jahrgängen
Archive sind nach Jahr und Sachgebiet sortiert. Anforderungen kommen nach Vorgang, Geschäftspartner oder Betrag. Zwischen diesen beiden Ordnungen vermittelt im Papierarchiv nur eine Person, die sich erinnert.
Die Frist läuft, während gesucht wird
Der Prüfer sitzt im Haus oder hat eine Frist gesetzt. Jede Anforderung, die einen Gang in den Keller auslöst, kostet einen halben Tag Ihrer Buchhaltung, und zwar in der Woche, in der ohnehin niemand Zeit hat.
Vollständigkeit ist schwerer zu zeigen als Existenz
Einen einzelnen Beleg findet man meistens. Zu belegen, dass nichts fehlt, gelingt nur mit einem geordneten Bestand. Fehlende Belege sind einer der häufigsten Ausgangspunkte für eine Schätzung.
Der Bestand ist größer als gedacht
Weil eine laufende Prüfung den Fristablauf hemmt, ist der aufzubewahrende Bestand während einer Prüfung regelmäßig größer als die Regelfristen vermuten lassen.
Was die Digitalisierung leistet, und was nicht
Sie verkürzt keine Aufbewahrungsfrist und sie ersetzt keine Verfahrensdokumentation. Was sie verändert, ist die Zeit zwischen Anforderung und Vorlage. In einem durchsuchbaren Bestand ist eine Anforderung eine Suche und kein Kellergang.
Wir holen die Unterlagen persönlich ab, verarbeiten sie ausschließlich in der Ludgeristraße und bringen die Originale einsortiert zurück. Benötigen Sie während der Bearbeitung einen Ordner, geben wir ihn bei Anforderung bis 12 Uhr am selben Werktag zurück. Das gilt auch dann, wenn die Anforderung vom Prüfer kommt.
Häufige Fragen
Was darf ein Betriebsprüfer verlangen?
Nach § 200 AO haben Sie mitzuwirken: Auskünfte erteilen, Aufzeichnungen, Bücher und Geschäftspapiere vorlegen und die zum Verständnis erforderlichen Erläuterungen geben. Für elektronisch geführte Unterlagen tritt das Datenzugriffsrecht nach § 147 Abs. 6 AO hinzu. Der Prüfer bestimmt, in welcher der zulässigen Formen er zugreift. Er darf nur verlangen, was aufbewahrungspflichtig und für die Prüfung von Bedeutung ist.
Was bedeuten Z1, Z2 und Z3 beim Datenzugriff?
Es sind die drei Formen des Datenzugriffs nach § 147 Abs. 6 AO. Z1 ist der unmittelbare Zugriff, bei dem der Prüfer selbst lesend in Ihrem System arbeitet. Z2 ist der mittelbare Zugriff, bei dem Sie nach seinen Vorgaben auswerten. Z3 ist die Überlassung der Daten auf einem Datenträger. Der Prüfer entscheidet, welche Form er wählt, und kann sie kombinieren.
Reicht ein Scan, oder muss das Papier aufbewahrt werden?
Nach § 147 Abs. 2 AO dürfen die meisten aufbewahrungspflichtigen Unterlagen als bildliche Wiedergabe aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar ist. Ausgenommen sind unter anderem Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen. Wer sich darauf stützen will, braucht eine Verfahrensdokumentation, die den Digitalisierungsprozess beschreibt. Wir bieten kein ersetzendes Scannen an und vernichten keine Unterlagen, Sie erhalten die Originale zurück.
Was passiert, wenn wir Unterlagen nicht rechtzeitig vorlegen?
Zunächst verlängert sich die Prüfung, was Ihre Buchhaltung länger bindet und nach § 171 Abs. 4 AO den Ablauf der Festsetzungsfrist hemmt. Die schwerere Folge greift, wenn die Aufzeichnungen insgesamt nicht prüfbar sind oder Belege fehlen: Dann können die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO geschätzt werden. Darüber hinaus stehen der Finanzverwaltung Instrumente zur Verfügung, um die Mitwirkung durchzusetzen. Welche im Einzelfall in Betracht kommen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Wie hilft ein digitalisiertes Archiv bei einer Betriebsprüfung?
Es verkürzt die Zeit zwischen Anforderung und Vorlage. Ein Prüfer fragt nach einzelnen Belegen, nicht nach Jahrgängen. In einem Papierarchiv bedeutet jede Anforderung einen Gang in den Keller, in einem durchsuchbaren Bestand eine Suche. An der Aufbewahrungspflicht selbst ändert die Digitalisierung nichts.
Diese Seite gibt einen Überblick über die einschlägigen Vorschriften und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind die jeweils geltende Fassung der Abgabenordnung und die Hinweise Ihrer Steuerberatung.
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