Der Preis pro Ordner ist die erste Zahl, die Sie sehen, und selten die letzte, die Sie zahlen. Diese Seite erklärt, aus welchen vier Blöcken sich die Gesamtkosten zusammensetzen, und rechnet ein Beispiel durch.
Veröffentlichte Grundpreise für das Digitalisieren eines Aktenordners liegen in Deutschland zwischen etwa 15 und 36 Euro. Diese Angaben beziehen sich fast immer auf eine begrenzte Blattzahl, häufig 450 Blatt.
Ein breiter Ordner fasst jedoch 600 bis 800 Blatt. Bei gut gefüllten Archivbeständen kommt deshalb eine Nachberechnung pro Seite hinzu, üblich sind sechs bis neun Cent. Rechnen Sie für kleinere Aufträge realistisch mit 35 bis 55 Euro pro Ordner einschließlich Transport, und dazu mit einem Aufwand im eigenen Haus, der in der Rechnung nicht auftaucht.
Die beworbene Zahl, meist als „ab" angegeben. Sie unterscheidet nach Ordner breit, Ordner schmal und Akte oder Hefter, weil sich der Aufwand nach der Papiermenge richtet, nicht nach dem Behältnis.
Der größte Kostentreiber dahinter ist die Vorbereitung: Entklammern, Entheften, Folien entfernen. Je nach Zustand der Unterlagen sind das zehn bis fünfzig Minuten pro Akte. Deshalb gilt ein „ab"-Preis regelmäßig nur für sauberes, gleichförmiges Material.
Dies ist der Block, der am häufigsten übersehen wird und den größten Unterschied macht. Die im Grundpreis enthaltene Menge liegt typischerweise bei 450 Blatt für einen breiten Ordner.
Die physische Kapazität liegt höher. Ein Ordner mit 8 cm Rücken fasst 600 bis 800 Blatt, ein schmaler mit 5 cm Rücken 350 bis 500. Als Faustregel entspricht ein Zentimeter Füllhöhe rund 95 Blatt bei 80-Gramm-Papier. Wer ein Archiv digitalisieren lässt, schickt selten halbleere Ordner. Die Nachberechnung ist damit nicht die Ausnahme, sondern der Normalfall.
Hier unterscheiden sich die Modelle deutlich. Manche Anbieter rechnen Abholung und Rücklieferung pauschal je Kilometer ab, andere berechnen das Verpacken vor Ort nach Stundensatz, wieder andere versenden Transportboxen, die der Auftraggeber selbst befüllt und versiegelt.
Bei kleineren Aufträgen kommen häufig Pauschalen für Verwaltungsaufwand hinzu, weil Nebentätigkeiten erst ab einer bestimmten Auftragsgröße im Preis enthalten sind.
Der Block, der in keinem Angebot steht. Er entsteht an drei Stellen: beim Verpacken und Auspacken der Unterlagen, bei Rückfragen während der Bearbeitung und vor allem bei der Rückgabe.
Werden die Originale zurückgeliefert, geschieht das bei vielen Anbietern in lose zurückgelegter Form, mit einem Gummiband fixiert. Ein erneutes Einheften gehört nicht zum Standard. Das Wiedereinsortieren kostet erfahrungsgemäß zehn bis fünfzehn Minuten pro Ordner, und es fällt bei Personal an, das dafür nicht eingestellt wurde.
Eine Kanzlei lässt 25 breite Ordner mit abgeschlossenen Mandaten digitalisieren. Die Ordner sind gut gefüllt, etwa 6 cm, also rund 570 Blatt. Die Originale sollen zurückkommen. Zugrunde gelegt sind marktübliche Werte, kein konkretes Angebot.
| Position | Grundlage | Betrag |
|---|---|---|
| Grundpreis | 25 × 32 €, bis 450 Blatt | 800 € |
| Seitennachberechnung | 25 × 120 Blatt × 0,06 € | 180 € |
| Transport und Verpackung | Boxen, Abholung, Rücklieferung | 80 € |
| Kleinauftragspauschale | je nach Anbieter | 0 bis 150 € |
| Rechnungsbetrag | netto | 1.060 bis 1.210 € |
| Verpacken und Auspacken | rund 1 Stunde | 30 € |
| Wiedereinsortieren | 25 × 12 Minuten, 5 Stunden | 150 € |
| Tatsächliche Gesamtkosten | inkl. eigener Arbeitszeit | 1.240 bis 1.390 € |
Das Ergebnis ist nicht, dass Digitalisierung teuer ist. Sie ist es nicht. Das Ergebnis ist, dass die Zahl im Angebot und die Zahl in Ihrer Kostenrechnung zwei verschiedene Zahlen sind, und dass die Differenz größer ausfällt, je weniger im Preis enthalten ist.
Überregionale Scanzentren nennen üblicherweise zwei bis vier Wochen ab Eingang der Unterlagen. Hinzu kommt der Transport in beide Richtungen, und für die Rücklieferung der Originale sind vertraglich häufig noch einmal bis zu vier Wochen vorgesehen.
Von Tür zu Tür sind damit sechs bis zehn Wochen realistisch. Für ein Altarchiv ist das unproblematisch. Relevant wird es bei der Frage, was passiert, wenn Sie während dieser Zeit ein Original benötigen. Klären Sie vorher, wie eine Zwischenabfrage abläuft und wie lange sie dauert.
Diese Punkte klären mehr als ein Preisvergleich, weil sie bestimmen, was der Preis überhaupt umfasst. Stellen Sie sie jedem Anbieter, auch uns.
Wir rechnen ebenfalls nach Einheit und Blattzahl ab, weil das die einzige Größe ist, die dem Aufwand entspricht. Der Unterschied liegt bei den anderen drei Blöcken: Abholung und Rücklieferung in Münster sind ab 450 Euro Auftragswert enthalten, die Blattzahl liegt als Geräteprotokoll der Rechnung bei, und die Originale kommen einsortiert zurück, nicht lose.
Damit entfällt der vierte Block bei Ihnen fast vollständig. Das ist der Teil, den wir verkaufen.
Veröffentlichte Grundpreise liegen in Deutschland zwischen etwa 15 und 36 Euro pro Ordner. Diese Angabe bezieht sich meist auf eine begrenzte Blattzahl, häufig 450 Blatt. Da ein breiter Ordner 600 bis 800 Blatt fasst, kommt bei gut gefüllten Beständen eine Nachberechnung pro Seite hinzu. Rechnen Sie für kleinere Aufträge realistisch mit 35 bis 55 Euro pro Ordner einschließlich Transport.
Ein breiter Ordner mit 8 cm Rücken fasst etwa 600 bis 800 Blatt, ein schmaler Ordner mit 5 cm Rücken etwa 350 bis 500 Blatt. Register, Klarsichthüllen und stärkeres Papier verringern die Zahl. Als Faustregel entspricht ein Zentimeter Füllhöhe rund 95 Blatt bei üblichem 80-Gramm-Papier.
Drei Gründe: Die im Grundpreis enthaltene Blattzahl liegt unter der tatsächlichen Füllung, Transport und Verpackung werden gesondert berechnet, und Online-Kalkulatoren weisen ihre Ergebnisse häufig ausdrücklich als unverbindlichen Richtwert aus. Hinzu kommt der Aufwand, der beim Auftraggeber verbleibt, etwa das Verpacken und das Wiedereinsortieren zurückgelieferter loser Seiten.
Überregionale Scanzentren nennen üblicherweise zwei bis vier Wochen ab Eingang der Unterlagen. Hinzu kommen der Transport in beide Richtungen und die Frist für die Rücklieferung der Originale, die vertraglich bis zu vier weitere Wochen betragen kann. Von Tür zu Tür sind sechs bis zehn Wochen realistisch.
Üblich sind drei Varianten: Rücklieferung, Einlagerung in einem Archiv des Dienstleisters oder datenschutzkonforme Vernichtung nach Freigabe. Bei der Rücklieferung werden die Seiten häufig lose in die Akte zurückgelegt und mit einem Gummiband fixiert, da ein erneutes Einheften nicht zum Standardleistungsumfang gehört. Fragen Sie diesen Punkt vor der Beauftragung ab.
Ein Testordner je Unternehmen, bis 450 Blatt, im Stadtgebiet Münster, nach Terminvereinbarung. Vor der Abholung schließen wir den erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag.